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März 2005 : Doppelt hält besser.

/ 6 Juli 2007

Wie man Emails verschickt (und wie nicht).

Nachdem ich letztes Mal an dieser Stelle über Spam geschrieben habe, bietet sich heute als verwandtes Thema eine weitere Unannehmlichkeit in Sachen Email an.

Schon mal gewundert, was denn diese lustigen Felder CC: und BCC: in Ihrem Email-Programm so machen?

Lassen Sie mich ein Beispiel aus der Praxis anführen: Eine Mitarbeiterin einer grossen Organisation gestaltet eine Aussendung, die sie an alle Gemeindeämter in Niederösterreich versenden will. In ihrem Adressbuch hat sie alle Email-Adressen dieser Ämter gespeichert, also schreibt sie ihre neue Email, hängt ein, zwei Dateien dran, und klickt frohen Mutes auf das Symbol fürs Adressbuch. Dort wählt sie aus dem Ordner der Gemeinden alle Einträge aus und hat sodann die Email vor sich, mit den Adressen aller Gemeinden im Feld TO: (oder An:) dieser Email. (Klingelt es schon bei Ihnen?) Dann drückt sie auf “Senden” und los geht’s.

Was geschieht nun? Man könnte annehmen, daß nun jeder Empfänger, der in dem TO-Feld steht, eine Kopie dieser Email erhält, und genau das nehmen auch viele Absender von Emails an. Tatsächlich ist es aber so, daß im ursprünglichen Entwurf des Mediums Email (RFC 821 – Simple Mail Transfer Protocol) schlicht und einfach nicht vorgesehen ist, daß mehrere Adressen im TO-Feld stehen. Aber es gibt eben leider auch keine Vorkehrung, die eben dies verhindert. Die Folge ist, daß nun jeder Mailserver, den diese Email auf ihrem Weg zum Empfänger passiert, dieses TO-Feld liest, und wiederum eine Kopie dieser Mail an JEDEN der zig Empfängeradressen weiterschickt, und die Folge ist, daß es passieren kann, daß nun jeder einzelne Mailserver schlußendlich genauso viele Kopien der Email empfängt, wie Empfängeradressen im TO-Feld stehen. Im erwähnten Fall waren es knapp 550 Empfänger, und die Email hatte ca. 1 MB Grösse. Was glauben Sie, wie schön es ist, einen ganzen Vormittag zuzusehen, wie ein und dieselbe Email 550 mal eintrifft :-)

Als ich einem Freund davon erzählte, meinte der “Aber wir machen das auch immer so!”. Das kann gut sein, viele Firmen und Institutionen haben keinerlei Schulung für ihre Mitarbeiter, was den verantwortungsvollen Umgang mit Internet und Email angeht. Um wieviel schneller könnte mancherorts die Internetverbindung sein, wären nicht die Server der grossen Provider verstopft mit solchen Massensendungen, die riesige Datenmengen unnötig durch Netz bewegen.

Machen Sie es besser! Verwenden Sie CC: und BCC: ! CC heißt Carbon Copy, oder zu deutsch soviel wie Durchschlag. Ins CC-Feld schreiben Sie all die Empfänger, denen Sie eine Kopie dieser Email zukommen lassen wollen. BCC bedeutet BLIND Carbon Copy, im Unterschied zu CC erhalten die Empfänger im BCC-Feld keinerlei Information über die anderen Empfänger dieser Mail. BCC ist das Mittel der Wahl, wenn Sie Aussendungen an Kunden machen (die vorher zugestimmt haben!), es verstößt gegen das Datenschutzgesetz, Email-Aussendungen so zu gestalten, daß jeder Empfänger auch gleichzeitig alle Adressen der anderen Empfänger mitgeliefert bekommt. Dies ist aber der Fall, wenn Sie bloß TO oder CC verwenden, dies ist mittlerweile kein Kavaliersdelikt mehr! In den Zeiten von Spam und Viren reagieren manche leidgeprüfte Unternehmen sehr empfindlich darauf, wenn Sie deren Adresse an zigtausend Leute verteilen.

Zeigen Sie Ihre Souveränität im Umgang mit modernen Medien auch dadurch, daß Sie derartige Massensendungen künftig so gestalten: Ins TO-Feld schreiben Sie Ihre eigene Email-Adresse und ins BCC-Feld kommt die Liste all der gewünschten Empfänger. Damit schonen Sie die Ressourcen aller Netzbetreiber, die Postmaster und Server der Internet-Provider, die Mailboxen der Empfänger, und noch dazu bleiben Sie damit legal im Sinne der gültigen Datenschutzgesetze.

Und zeigen Sie ‘s auch Ihrem Kollegen!

Viel Erfolg mit Ihren Emails wünscht Stefan G. Weichinger.

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